Πώς να οικοδομήσουμε εμπιστοσύνη όταν τα μέλη της ομάδας ας δεν γνωρίζονται μεταξύ τους ???

Γνωρίζουμε ότι η εμπιστοσύνη είναι ένα από τους πιο καθοριστικούς παράγοντες για την επιτυχία μιας ομάδας ή ακόμη και του ίδιου του έργου που έχει αναλάβει η ομάδα. Επίσης αυτό που γνωρίζουμε είναι ότι υφίσταται μεγάλη δυσκολία να χτίσουμε αλλά και να διατηρήσουμε την απαραίτητη εμπιστοσύνη, ιδιαίτερα όμως, όταν τα μέλη της ομάδας δεν εργάζονται στο ίδιο μέρος, η προσπάθεια γίνεται ακόμη περισσότερο δύσκολη. Το ευχάριστο είναι ότι μπορούμε πλέον να ισχυριστούμε ότι είμαστε γνώστες των τριών συνισταμένων της εμπιστοσύνης μεταξύ των μελών των ομάδων. Αυτό που είναι δύσκολο και μπορούμε να πούμε ότι αποτελεί μεγάλο στοίχημα είναι τα τις βάλουμε να δουλέψουν εξ’ αποστάσεως.

Ποια είναι όμως τρία συστατικά της εμπιστοσύνης;

Καταρχάς θα πρέπει να πούμε ότι υπάρχουν πάρα πολλά μοντέλα, όμως εκείνα που μπορούν εύκολα να χρησιμοποιηθούν σε σχέση με την διαχείριση των ομάδων από απόσταση είναι:

1)    Κοινοί στόχοι

2)    Επάρκεια &

3)    Κίνητρα

Γιατί και πως όμως το καθένα από αυτά μπορεί να λειτουργήσει και να χτίσει την σχέση εμπιστοσύνης όταν δεν είμαστε εκεί;

Κοινοί στόχοι: καταβάλλουν όλοι προσπάθειες από κοινού για τους ίδιους λόγους ώστε να επιτευχθεί το τελικό αποτέλεσμα – στόχος; Αυτό πολλές φορές μπορεί να είναι το προφανές όμως η βασική δομή των ομάδων έργου όπου υπάρχει ένας τυπικά «επικεφαλής» του έργου (όμως υπάρχουν άλλα «πραγματικά αφεντικά»), κάνει τα πράγματα πάρα πολύ δύσκολα ακόμη και τραγικά πολλές φορές. Ακόμη και στις περιπτώσεις εκείνες που έγινε πραγματικά πολύ σωστή δουλειά στην αρχή της εργασίας, σύμφωνη με τους στόχους, με την πάροδο του χρόνου πολλά αλλάζουν και οι προτεραιότητες αλλά και οι εστιάσεις μετατοπίζονται. Επίσης, αυτό που μπορεί να ήταν σαφές στην αρχή του έργου θα μπορούσε να γίνεται πολύ συγκεχυμένο καθώς διάφορα μέλη της ομάδας αποχωρούν ή άλλα επιθυμούν να εισέλθουν και να ενταχθούν στην ομάδα. Πρέπει να βεβαιωθούμε ότι κατά την έναρξη του σχεδίου (του έργου) έχουν δοθεί σαφείς, τεκμηριωμένοι στόχοι οι οποίοι συνεχώς και υπενθυμίζονται στην ομάδα και τα μέλη της. Πολλές είναι εκείνες οι εταιρίες που χρησιμοποιούν τον «καταστατικό χάρτη του έργου» για να ξεκινήσουν κάθε καθιερωμένη συνάντηση. Μπορεί αυτό από κάποιους να θεωρείται ως υπερβολή, κανείς όμως δεν μπορεί να ισχυριστεί ότι δεν ξέρουν τι ακριβώς θα πρέπει να κάνουν στις συναντήσεις αυτές αλλά και ποιες είναι οι αρμοδιότητές τους σε σχέση με το ίδιο το έργο.

Επάρκεια & Αποδεικτικά στοιχεία της αρμοδιότητας: Μπορεί να έχετε εξασφαλίσει ότι όλοι όσοι συμμετέχουν στην ομάδα θα προσπαθήσουν και θα καταβάλλουν πολύ σκληρή προσπάθεια για την επίτευξη του στόχου όμως υπάρχει ένα μεγάλο ερωτηματικό σχετικά. Είναι οι αρμόδιοι για να ολοκληρωθεί το έργο; Αν εργαζόμαστε όλοι μαζί τότε σαφώς και γνωρίζουμε τα πλεονεκτήματα αλλά και τις αδυναμίες των μελών της ομάδας (π.χ. ο Α δεν είναι τύπος της λεπτομέρειας και έτσι θα αναθέσουμε μια εργασία που απαιτεί λεπτομέρεια στον Β). Όμως με τις ομάδες που έχουν δημιουργηθεί γρήγορα ή με άτομα που δεν γνωρίζει ο ένας τον άλλο δεν υπάρχει αυτή η δυνατότητα και το μόνο που μένει είναι οι προθεσμίες και δεν υπάρχει χρόνος να ανακαλύψουμε τους ανθρώπους και να τους φορτώσουμε τα βάρη από την εργασία κάποιων άλλων.

Αυτό που θα πρέπει να γνωρίζουμε είναι ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αναδειχθούν οι ικανότητες των μελών μιας ομάδας. Όταν υπάρχουν διάφοροι τύποι και πίνακες μηνυμάτων αλλά και τα εργαλεία των κοινωνικών δικτύων, υπάρχουν ευκαιρίες για να απαντηθούν ερωτήματα, να ανατρέξουμε σε παλιά μέλη της ομάδας και γενικά αυτά τα εργαλεία παρέχουν την δυνατότητα στα μέλη να λάμψουν έτσι που διαφορετικά δεν θα είχαν την δυνατότητα. Σαν επικεφαλής, αδράξτε την ευκαιρία να συγχαρείτε τους εργαζομένους με τέτοιο τρόπο που να μπορεί όλη η ομάδα να μάθει ποιος έκανε την σημαντική δουλειά. Δηλαδή η επιβράβευση θα πρέπει να γίνεται ενώπιων όλων. Και φυσικά πρέπει να αρπάξουμε την ευκαιρία ώστε να αναθέσουμε καθήκοντα. Θα αποτελέσει μια πρώτης τάξεως ευκαιρία να δείτε τα μέλη της ομάδας ως κάτι περισσότερο από αυτό για το οποίο είστε βέβαιοι ότι μπορούν να κάνουν, αλλά και να σας δώσει την ευκαιρία να αποφορτιστείτε από μεγάλο μέρος εργασίας που πρέπει να αναθέσετε.

Απόδειξη – Κίνητρα : μια από τις πιο ύπουλες προκλήσεις για τις ομάδες είναι η υποψία ότι ενώ μπορούν και είναι ικανοί να πραγματοποιήσουν το έργο, χάνουν την προθεσμία εκπλήρωσης είτε από «μίσος», είτε επειδή δεν τους νοιάζει, είτε επειδή το «πραγματικό» αφεντικό τρώει πολύ από τον χρόνο τους. Γιατί οι άνθρωποι κάνουν αυτό που κάνουν (ή μη) είναι δύσκολο να αποδειχθεί, όμως είναι πολύ εύκολο να κάνουμε εικασίες…Ευτυχώς πολλοί από μας δημιουργούμε αισιόδοξα σενάρια.

Δεν έχει δοθεί απάντηση στα μηνύματά μας; Προφανώς για να μην απαντούν, δεν μας θεωρούν σημαντικούς!! Φυσικά δεν μπορούμε να γνωρίζουμε αν αυτό είναι αλήθεια ή αν ήταν άρρωστοι στο σπίτι τους εκείνη την ημέρα αλλά μπορούμε πολλές φορές να ενεργούμε σαν να γνωρίζαμε.

Οι διευθυντές θα πρέπει να εργαστούν με την ομάδα για την δημιουργία των καταστατικών χαρτών του έργου, τους τρόπους επικοινωνίας και τα πρότυπα και στην συνέχεια, την παρακολούθηση και τον συντονισμό της ομάδας και να εξασφαλίζουν την εκπλήρωση αυτών των προτύπων. Όταν προκύπτουν προβλήματα θα πρέπει να συζητιούνται ανοικτά (όπου είναι εφαρμοστέο)  και ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι ικανοποιημένα με την λύση που δόθηκε. Το να αφήσετε τα προβλήματα να φουντώνουν μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος να κερδίσετε λίγο χρόνο τώρα, όμως θα ξοδέψετε πολύ περισσότερο χρόνο και ώρες εργασίες με το να ασχολούνται όλοι με το πρόβλημα στο μέλλον. Οι άνθρωποι που εργάζονται για ένα κοινό στόχο και που φαίνεται να είναι καλοί σ’ αυτό που έχουν να κάνουν και διατηρούν το συμφέρον της ομάδας στην καρδιά τους είναι εύκολο να εμπιστευτούν ο ένας τον άλλο είτε βρίσκονται δίπλα είτε είναι στην άλλη άκρη του πλανήτη ή αυτά δεν υπάρχουν να αισθάνονται σκλαβωμένοι ακόμη και αν βρίσκονται στο διπλανό γραφείο.

Ο καταστατικός χάρτης του έργου

Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πως οι άνθρωποι μπορούν να εργάζονται σκληρά και παρόλα αυτά να χάνονται οι προθεσμίες και οι αναθέσεις; Τα άτομα νυχθημερόν πασχίζουν, τηρούν τις προσωπικές τους προθεσμίες και παρόλα αυτά οι πελάτες εξακολουθούν να διαμαρτύρονται και να γκρινιάζουν συνέχεια.  Αυτό συχνά συμβαίνει επειδή αναπτύσσουμε συγκεχυμένα οράματα και ξεχνάμε να διατηρήσουμε την ποιότητα της δουλειάς μας στην πρώτη θέση των προτεραιοτήτων μας. Ένας καταστατικός χάρτης του έργου που έχει να επιτελέσει η ομάδα, θα μπορούσε να είναι η απάντηση στο πρόβλημα αυτό.

1.  Η πράξη της δημιουργίας δήλωσης της αποστολής φέρνει την ομάδα ΜΑΖΙ: Κάθε έργο είναι τόσο καλό όσο και ο τρόπος με τον οποίο ξεκινά. Υπάρχουν στην ομάδα άτομα που πραγματικά καταλαβαίνουν ποιο είναι το τελικό αποτέλεσμα που σαν στόχος θα πρέπει να επιτευχθεί ή επικεντρώνονται μόνο σε επιμέρους προσωπικά καθήκοντα και στόχους; Αν αναθεωρείτε τους στόχους θα είναι φοβερά δύσκολο στους ανθρώπους να ισχυριστούν ότι τους ξέχασαν. Ακούστε όλα τα μέλη της ομάδας, κάθε προσώπου ξεχωριστά και βάλτε τους να δεσμευτούν για την ομάδα με μια καλή αρχή στην κατάρτιση του χάρτη. Είναι ευκολότερο από όσο φαντάζεστε.

2.  Υπενθυμίζοντας γιατί είστε εκεί, βοηθάτε την τήρηση της τάξης στις συναντήσεις: Μια από τις πιο δύσκολες δουλειές που έχει να κάνει αυτός που ηγείται μιας ομάδας έχει να κάνει με τον τρόπο που διαχειρίζεται τις κλήσεις διασκέψεων αποτελεσματικά. Πως μπορούμε να κρατήσουμε τους εργαζομένους στην εργασία τους χωρίς να παρασυρθούν από ασήμαντες λεπτομέρειες; Επαναδιατυπώνοντας τον σκοπό και τον στόχο του έργου μας, μας δίνει μια  σημαντική ερώτηση ώστε οι άνθρωποι να επανέλθουν σε τροχιά έργου.  «Είναι αυτό το θέμα εκείνο που θα μας οδηγήσει στον στόχο μας;» Αν είναι τότε θα ασχοληθούμε. Αν δεν είναι τότε θα πρέπει να φύγει από τις εργασίες μας. Ένας λόγος παραπάνω, για να ανακεφαλαιώσουμε, ο καταστατικός χάρτης είναι ότι όταν τελματώνουν οι συναντήσεις, βοηθά όχι μόνο στην αρτηριακή σας πίεση αλλά και να επανέλθει η ομάδα σε τροχιά στόχου. Κρατήστε την εστίασή σας στην δουλειά και στο έργο που πρέπει να γίνει και όχι στις προσωπικότητες.

3.  Δίνει στην ομάδα ένα ακόμη λόγο να βγει από το αδιέξοδο: Στην καθημερινή μας εργασία οι διάφορες διατμηματικές ομάδες συχνά επικεντρώνονται στους ρόλους τους και παραβλέπουν την μεγάλη εικόνα. Αν είμαι συνεχώς επικεντρωμένος μόνο στους δικούς μου ρόλους για ποιο λόγο να βοηθήσω κάποιον άλλο σε άλλο τμήμα στις δικές του προκλήσεις; Αν κάποιο μέλος του άλλου τμήματος χάσει τις προθεσμίες και τους στόχους του και αυτό επηρεάζει όλους τους άλλους τότε είναι μάλλον πολύ πιο πιθανό να συνεισφέρω. Μια ρητή περιοδική υπενθύμιση γιατί είμαστε όλοι μαζί σ’ αυτό το έργο κάνει τους ανθρώπους να εργάζονται μαζί και επίσης τους διευκολύνει να εργάζονται μαζί και να ζητούν βοήθεια πιο εύκολα όπου είναι απαραίτητο (πράγμα που σημαίνει λιγότερη δουλειά για τους διευθυντές – δεν είναι και τόσο κακό μπόνους).

Ξεκινήστε κάθε συνάντηση με μια πολύ σαφή αντίληψη για το που θα έπρεπε να βρίσκεται η ομάδα και θα διαπιστώσετε ότι είναι πιο εύκολο να τους βοηθήσουμε να φτάσουν εκεί.

Αμανιός Αντώνης

Σύμβουλος Επιχειρήσεων Alpha Plan Consultants

Καθηγητής Μάρκετινγκ ΙΕΚ ΔΕΛΤΑ