Μπορούμε να χτίσουμε μια επιχείρηση που δεν θα γκρεμιστεί ή δεν θα γκρεμίζεται μέρα με την μέρα, χωρίς να το καταλαβαίνουμε? Η Αξία της Συμβουλευτικής μέσα από την δική μου ματιά!

 

Πριν ξεκινήσω την ανάλυσή μου σχετικά με το θέμα θα ήθελα να παραθέσω μια σειρά

γνωμικών από ανθρώπους πολύ σημαντικούς στην διαμόρφωση της σκέψης γύρω από το επιχειρείν αλλά και τον ίδιο τον κόσμο των επιχειρήσεων που εμένα η σκέψη τους με βοήθησε εξαιρετικά πολύ.

«Το πρώτο βήμα σε μια αναπτυξιακή πολιτική δεν είναι να αποφασίσεις πώς και προς τα πού θα αναπτυχθείς. Είναι να αποφασίσεις τι θα εγκαταλείψεις.»

  «Η συνεχής πυροσβεστική αντιμετώπιση προβλημάτων δεν βοηθά έναν οργανισμό να μεγαλώσει. Μόνο η αναγνώριση και η εκμετάλλευση των ευκαιριών προκαλεί ανάπτυξη.»  

«Αν δεν μπορείς να το μετρήσεις, δεν μπορείς να το διοικήσεις.» Peter Drucker (Πατέρας του σύγχρονου Management)

«Αν σε μια δουλειά δύο άνθρωποι συμφωνούν πάντα, τότε ο ένας είναι άχρηστος.»  Darryl Zanuck (ο πιο επιδραστικός παραγωγός και σεναριογράφος στην Ιστορία του Χόλυγουντ)

«Η τιμή είναι αυτό που πληρώνεις. Η αξία είναι αυτό που παίρνεις»  — Warren Buffett (Αμερικανός επενδυτής και φιλάνθρωπος)

«Το να αποφασίζεις τι δεν θα κάνεις είναι τόσο σημαντικό όσο το να αποφασίζεις τι θα κάνεις.» — Steve Jobs (ιδρυτής της Appe)

Σαν σύμβουλος επιχειρήσεων, έρχομαι σε επαφή καθημερινά με ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και στελέχη της πρώτης γραμμής αυτών των επιχειρήσεων, εδώ και πολλά χρόνια. Σε αυτό το άρθρο θέλω να μοιραστώ την συσσωρευμένη εμπειρία όλων των ετών και να δώσω την δική μου οπτική σχετικά με τα θέματα που απασχολούν την σύγχρονη επιχείρηση. Θα προσπαθήσω να αναπτύξω σε λίγες γραμμές την δική μου προσέγγιση σχετικά με την Συμβουλευτική των Επιχειρήσεων.

Έχετε προσπαθήσει ποτέ να συναρμολογήσετε ένα έπιπλο από το ΙΚΕΑ χωρίς τις οδηγίες, έχοντας χάσει το ειδικό κλειδάκι (allen) και με τη ζέστη του Ιουλίου να σας χτυπάει στο κεφάλι; Και να έχετε και την πίεση του ανθρώπου σας (του παιδιού σας, της συζύγου ή του συζύγου σας, του φίλου ή της φίλης σας) για να ολοκληρωθεί γρήγορα; Και όλη αυτή η κατάσταση να σας ταλαιπωρεί;

Κάπως έτσι νιώθει η πλειοψηφία των επιχειρηματιών και στελεχών των μικρομεσαίων επιχειρήσεων καθημερινά. Τρέχουν, ιδρώνουν, σβήνουν φωτιές, απαντούν σε 150 emails, λύνουν καβγάδες στην «κουζίνα» του γραφείου και στο τέλος της ημέρας αναρωτιούνται: «Μα καλά, τι ακριβώς καταφέραμε σήμερα;» Η απάντηση σε αυτά θα μπορούσε να είναι απλή.: Η επιχείρησή τους δεν έχει πρόβλημα καλής πρόθεσης, ή διάθεσης ή προσπάθειας. Έχει πρόβλημα αρχιτεκτονικής.

Για να σταματήσει αυτό το «Λούνα Παρκ» και να αποκτήσει η επιχείρηση την σταθερότητα, την ταχύτητα και την ευελιξία που της αξίζει προσπάθησα να αναπτύξω το μοντέλο των 4+1 πυλώνων της Συμβουλευτικής Υποστήριξης. Πάμε να δούμε πώς λειτουργούν οι 4 ορατοί πυλώνες της επιχειρηματικής δομής — και ποιο είναι το «κρυφό χαρτί» που κάνει όλο το οικοδόμημα να απογειώνεται.

Υπάρχουν 4 ορατοί πυλώνες που αποτελούν και τα θεμέλια ώστε να μην βρισκόμαστε καθημερινά σε ένα «πεδίο μάχης»

Πυλώνας 1: Η Οργάνωση (Organization)

Η ερώτηση του 1 εκατομμυρίου: «Ποιος κάνει τι, πότε, και γιατί δεν το κάνει κάποιος άλλος;»

Φανταστείτε μια ποδοσφαιρική ομάδα όπου όλοι οι παίκτες τρέχουν ταυτόχρονα πίσω από την
ίδια μπάλα, αφήνοντας το τέρμα εντελώς άδειο. Ακριβώς έτσι παίζουν τα παιδάκια όταν ξεκινούν το ποδόσφαιρο. Στα μπαμπίνι, στις ηλικίες που πρώτη φορά μπαίνουν σε ένα γήπεδο και προσπαθούν όλα να τρέξουν πίσω από την μπάλα. Αυτό ακριβώς συμβαίνει σε μια επιχείρηση χωρίς ξεκάθαρη Οργάνωση, ξεκάθαρους ρόλους και ιεραρχία. Και ξέρετε κάτι; Οι επιχειρήσεις δεν είναι κατηγορία μπαμπίνι !!

Η Οργάνωση είναι ο σκελετός του οργανισμού και καθορίζει:

• Σαφείς ρόλους και αρμοδιότητες (χωρίς το κλασικό «νόμιζα ότι θα το έκανες εσύ»).
• Δομές αναφοράς και λήψης αποφάσεων (την ιεραρχία, ποιος εγκρίνει τι).
• Όρια και ευθύνες που γλιτώνουν την ομάδα από τη γνωστή εθνική μας τέχνη: το πέταγμα της μπάλας στην εξέδρα.

Όταν για το απλούστερο θέμα πρέπει να ρωτήσουν εσένα, τον ιδιοκτήτη ή τον διευθυντή, επειδή κανείς δεν ξέρει πως να το κάνει ή πού τελειώνει η δική του αρμοδιότητα τότε  το σύστημα «μπάζει»

Πυλώνας 2: Τρόπος Λειτουργίας (Operations & Processes)

Η ερώτηση του 1 εκατομμυρίου: «Πώς γίνεται η δουλειά χωρίς να πάθουμε εγκεφαλικό;»

Ξεκινήσαμε με τον πρώτο πυλώνα που είναι η Οργάνωση και αποτελεί τον σκελετό της εταιρίας. Ο Τρόπος Λειτουργίας είναι η μηχανή κάτω από το καπό. Περιλαμβάνει τις διαδικασίες, τα workflows και flowcharts, τα έντυπα, τα εργαλεία και τα βήματα που ακολουθούνται για να παραδοθεί ένα προϊόν ή μια υπηρεσία στον πελάτη.

Μια επιχείρηση με σωστή λειτουργία:

• Έχει τυποποιημένες διαδικασίες (SOPs) που εξασφαλίζουν σταθερή ποιότητα.
• Δεν εξαρτάται από τις «ορέξεις» ή τη μνήμη ενός συγκεκριμένου ατόμου.
• Μπορεί να λειτουργήσει ομαλά ακόμα κι όταν εσείς λείπετε σε διακοπές (ναι, είναι εφικτό!).

Αν κάθε φορά που ένας υπάλληλος παίρνει άδεια ή ο ιδιοκτήτης πρέπει να λείψει σε εξωτερική δουλειά,  η επιχείρηση βιώνει μια μικρή, τοπική συντέλεια του κόσμου, τότε το σύστημα «μπάζει».

Πυλώνας 3: Παρακολούθηση Απόδοσης (Performance Monitoring)

Η ερώτηση του 1 εκατομμυρίου: «Κοιτάμε τα όργανα ή οδηγούμε με κλειστά τα μάτια;»

Θα μπαίνατε ποτέ σε ένα αεροπλάνο αν ο πιλότος σας έλεγε: «Δεν κοιτάζω τα καντράν ούτε τις ενδείξεις των οργάνων, πιλοτάρω με το ένστικτο»; Η απάντηση μάλλον είναι ότι δεν θα μπαίνατε ή ακόμη πιο πιθανό θα πηδούσατε από το αεροπλάνο με το αλεξίπτωτο.

Στη διοίκηση επιχειρήσεων, ισχύει ο χρυσός κανόνας: Ό,τι δεν μετριέται, δεν διοικείται. Και για τον λόγο αυτό δημιουργούνται διάφορα εργαλεία που περιλαμβάνουν :

·        Βασικούς Δείκτες Απόδοσης (KPIs) που βγάζουν νόημα (και όχι απλά νούμερα για να φαίνονται ωραία τα Excel και τις παρουσιάσεις)

·        Dashboards που σου δείχνουν σε πραγματικό χρόνο πού χάνεις και πού κερδίζεις.

·        Την ικανότητα να παίρνεις διορθωτικές αποφάσεις πριν το πρόβλημα γίνει καταστροφή.

Αν όλοι δηλώνουν «πολύ απασχολημένοι», αλλά τα αποτελέσματα στο τέλος του μήνα είναι στάσιμα ή καθοδικά τότε το σύστημα «μπάζει»

Πυλώνας 4: Στρατηγική (Strategy)

Η ερώτηση του 1 εκατομμυρίου: «Πού πάμε, γιατί πάμε εκεί και τι θα κάνουμε όταν φτάσουμε;»

Δεν έχει καμία αξία ο ούριος άνεμος αν δεν ξέρεις τον προορισμό. Μπορεί να έχετε την πιο οργανωμένη ομάδα, τις πιο γρήγορες διαδικασίες και τα πιο αναλυτικά KPIs. Αν όμως τρέχετε με 200 χλμ./ώρα προς τη λάθος κατεύθυνση, απλά θα τρακάρετε πιο γρήγορα!!!!

Η Στρατηγική είναι η πυξίδα και ο προορισμός. Καθορίζει:

• Ποιο είναι το πραγματικό ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα.
• Ποιους πελάτες θέλετε (και ποιους πρέπει να απορρίψετε).
• Πού θα επενδύσετε τους πόρους σας τα επόμενα 1-3 χρόνια.

Αν νιώθετε ότι τρέχετε πάνω σε στατικό διάδρομο γυμναστηρίου που σημαίνει ότι καταβάλλετε τεράστια προσπάθεια, αλλά μένετε στο ίδιο ακριβώς σημείο τότε το σύστημα «μπάζει»

Και περνάμε στον κρυφό πυλώνα ! Που δεν είναι ΟΡΑΤΟΣ ! που είναι όμως το «κρυφό χαρτί» της Εξέλιξης

Φτάσαμε λοιπόν στο μεγάλο μυστικό. Μπορείτε να σχεδιάσετε τους 4 πρώτους πυλώνες στην εντέλεια. Να προσλάβετε  τους καλύτερους συμβούλους, να αγοράσετε τα πιο ακριβά λογισμικά και μηχανήματα να φτιάξετε τα πιο εντυπωσιακά οργανογράμματα και να στήσετε τους αρτιότερους δείκτες. Ξέρετε τι θα συμβεί αν μείνετε εκεί; Απολύτως τίποτα. Απολύτως τίποτε επειδή απλά πίσω από κάθε διαδικασία, μηχάνημα, στρατηγική ή δείκτη, βρίσκονται άνθρωποι. Και οι άνθρωποι χρειάζονται τον (+1) Κρυφό Πυλώνα:

(+1) Εκπαίδευση & Διαρκής Βελτίωση (Continuous Education)

Ο κρυφός πυλώνας είναι το «καύσιμο» και η συγκολλητική ουσία ολόκληρου του μοντέλου:

1. Στην Οργάνωση: Εκπαιδεύει τα στελέχη να διοικούν σωστά και να εκχωρούν αρμοδιότητες.
2. Στη Λειτουργία: Διδάσκει στην ομάδα τις νέες διαδικασίες, μηχανήματα, εξοπλισμό και τα ψηφιακά εργαλεία.
3. Στην Απόδοση: Καλλιεργεί την κουλτούρα της αυτοβελτίωσης αντί του φόβου και της τιμωρίας.
4. Στη Στρατηγική: Προετοιμάζει τον οργανισμό για τις αλλαγές της αγοράς πριν αυτές τον προσπεράσουν.

Οι 4 πυλώνες κρατούν το οικοδόμημα όρθιο. Ο +1 κρυφός πυλώνας είναι αυτός που το κάνει να πετάει!

MINI QUIZ

Ποιος πυλώνας «μπάζει» στην δική σας επιχείρηση; Διαβάστε τα παρακάτω 5 υποθετικά καθημερινά σενάρια. Σε ποιο από αυτά πιάνετε πιο συχνά τον εαυτό σας ή την ομάδα σας να χαμογελάει αμήχανα;

1. Σενάριο Α

"Παιδιά, ποιος είχε αναλάβει να στείλει την προσφορά στον πελάτη;"

(Σιωπή στην αίθουσα, 2-2 άτομα κοιτάζονται μεταξύ τους).

• Διάγνωση: Ο Πυλώνας 1 (Οργάνωση) χρειάζεται επειγόντως ξεκαθάρισμα ρόλων!

2. Σενάριο Β

"Για να βγει αυτή η αναφορά, πρέπει να πάρω δεδομένα από 3 Excel, να τα στείλω με email στον Γιώργο, να τα εγκρίνει η Μαρία και μετά να τα ξαναγράψω στο σύστημα."

• Διάγνωση: Ο Πυλώνας 2 (Τρόπος Λειτουργίας) υποφέρει από «γραφειοκρατικό εγκεφαλικό»!

3. Σενάριο Γ

"Πώς πάμε φέτος;"

"Ε, καλά φαίνεται... έχει δουλειά το μαγαζί, τρέχουμε όλοι!"

(Αλλά κανείς δεν ξέρει π.χ. αν το profit margin (% κερδοφορίας) ανεβαίνει ή πέφτει.

• Διάγνωση: Ο Πυλώνας 3 (Παρακολούθηση Απόδοσης) οδηγείτε σε ομίχλη και σβηστά τα φώτα!

4. Σενάριο Δ

"Δουλεύουμε 14 ώρες την ημέρα, είμαστε πτώματα, αλλά νιώθω ότι γυρνάμε γύρω-γύρω από τον εαυτό μας."

•  Διάγνωση: Ο Πυλώνας 4 (Στρατηγική) λείπει ταξίδι για συννεφιασμένες πολιτείες και προορισμός!

5. Σενάριο Ε

"Βάλαμε στην παραγωγή ένα νέο εργαλείο/διαδικασία κ.λπ., αλλά όλοι συνεχίζουν να κάνουν τη δουλειά όπως την έκαναν το 2020."

• Διάγνωση: Ο (+1) Κρυφός Πυλώνας (Εκπαίδευση) φωνάζει για βοήθεια!

Ώρα για Δράση: Ας Βάλουμε Τάξη στο Τοπίο!

Αν ταυτιστήκατε με παραπάνω από ένα σενάρια, μην πανικοβάλλεστε. Το πρώτο βήμα για τη θεραπεία είναι η σωστή διάγνωση. Η μεταμόρφωση μιας επιχείρησης δεν γίνεται από τη μια μέρα στην άλλη, αλλά γίνεται βήμα-βήμα, με τη σωστή καθοδήγηση και ένα ξεκάθαρο πλάνο.Νιώθετε ότι η επιχείρησή σας χρειάζεται ενίσχυση σε κάποιον από τους πυλώνες; Ας κάνουμε μαζί μια πρώτη διάγνωση. Στείλτε μου ένα email στο antonis.amanios@gmail.com για να συζητήσουμε τις ανάγκες του δικού σας οργανισμού.

Αυτά που ακολουθούν είναι τα δικά μου quotes σχετικά με την συμβουλευτική των επιχειρήσεων.

«Η οργάνωση είναι ο σκελετός, ο τρόπος λειτουργίας η καρδιά, η παρακολούθηση η πυξίδα και η στρατηγική το ταξίδι. Η εκπαίδευση είναι το καύσιμο που κινεί ολόκληρη τη μηχανή.»

«Χωρίς οργάνωση παραλύεις, χωρίς λειτουργία αδρανοποιείσαι, χωρίς έλεγχο τυφλώνεσαι, χωρίς στρατηγική χάνεσαι. Χωρίς εκπαίδευση, δεν εξελίσσεσαι σε κανένα από αυτά.»

Το «Μυστικό Συνταγής»!!!! «Θες τη συνταγή για την επιτυχία; Βάλε 1 κουταλιά Στρατηγική, 2 πρέζες Οργάνωση, ανακάτεψε καλά τη Λειτουργία και μέτρα το Αποτέλεσμα. Το μυστικό υλικό όμως που απογειώνει τη γεύση; Η Εκπαίδευση — το "κρυφό" μπαχαρικό που ξεχνούν όλοι.»

AntAma Business Marketing and Education Activities

Αμανιός Εμμ. Αντώνιος

Business Consultant